1. INISIATOR
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Lampung Selatan.
2. BENTUK INOVASI
Inovasi bentuk lainnya sesuai Bidang Urusan Pemerintah yang menjadi Kewenangan Daerah.
3. RANCANG BANGUN DAN POKOK PERUBAHAN
Berdasarkan Peraturan Bupati No 36 Tahun 2019 tentang Rincian Tugas Jabatan pada Sekretariat Daerah Kabupaten Lampung Selatan dan Staf Ahli Bupati Lampung Selatan, Bagian Umum dibawah koordinasi Asisten Administrasi Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan pelaksanaan kebijakan, pemantauan dan evaluasi dibidang tata usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, perlengkapan dan rumah tangga.
Berdasarkan tugas pokok tersebut, Bagian Umum merupakan pintu masuk bagi seluruh Perangkat Daerah maupun masyarakat umum yang berkepentingan dalam pengurusan administrasi perkantoran di Sekretariat Daerah Kabupaten Lampung Selatan terutama yang menyangkut tata usaha umum dan persuratan Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah, dan Staf Ahli.
Penataan ruangan pada Bagian Umum yang selama ini tergabung menjadi satu ruangan besar tanpa sekat dan tanpa ada batasan terhadap area yang bisa diakses oleh pihak luar dengan area yang seharusnya hanya bisa diakses oleh staff Bagian Umum. Sehingga hal tersebut menyebabkan bebasnya pengunjung memasuki area-area yang seharusnya hanya boleh diakses oleh pegawai Bagian Umum. Dan juga pelayanan administrasi pimpinan yang terpusat pada Bagian Umum jadi kurang maksimal karena kondisi ruangan yang kurang nyaman akibat sering terganggunya pekerjaan oleh adanya tamu/pengunjung yang bebas keluar masuk. Hal ini terjadi karena tidak adanya front office.
Dari penjelasan diatas, maka Bagian Umum merancang suatu perubahan penataan ruang agar lebih tertata dalam rangka meningkatkan pelayanan administrasi pimpinan yang menjadi tugas pokok dan fungsi Bagian Umum Setdakab Lampung Selatan.
Adapun pembaruan/inovasi penataan ruang yang dilaksanakan adalah dengan pembuatan front office yang estetik, modern, dan nyaman dengan kesan profesional karena adanya petugas front liner yang mempunyai kemampuan pelayanan terbaik dan berkualitas.
Sehingga bisa berperan menjadi pusat informasi, problem solver dan juga peran diplomatis dalam menyelesaikan permintaan pelayanan yang diajukan oleh tamu/pengunjung.
Front office merupakan bagian pusat yang bekerja sebagai jantung dan pusat dari segala aktifitas tamu/pengunjung yang membutuhkan pelayanan administrasi maupun kepentingan lainnya pada suatu instansi/perangkat daerah. Dapat disimpulkan bahwa Front office merupakan perwakilan dari kualitas sebuah instansi/perangkat daerah terhadap kesan pertama kali pada saat menyambut kedatangan tamu/pengunjung, dengan memberikan kesan atau impresi yang baik maupun sedikit kurang baik terhadap tamu/pengunjung.
Karena letaknya berada di paling depan, area ini menjadi yang vital karena berhubungan langsung dengan setiap tamu/pengunjung yang datang. Adapun front office juga disebut dengan guest service area (area pelayanan tamu), sementara yang bertugas di sana biasa disebut dengan front liner.
Diharapkan dengan adanya front office ini maka Bagian Umum dapat meningkatkan pelayanan dengan memberikan pelayanan yang terbaik terhadap pengunjung yang membutuhkan pelayanan ketatausahaan/surat menyurat dan administrasi pimpinan lainnya, baik pengunjung dari seluruh Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Lampung Selatan maupun masyarakat umum lainnya.
Hal–hal yang akan dilakukan dalam proses pelaksanaan Inovasi Front Office Area ini yaitu antara lain:
1) Membentuk TIM Inovasi Front Office Area;
2) Menyusun dan mempersiapkan bahan dan materi yang digunakan untuk sosialiasi kepada tim pelaksana Front Office Area;
3) Melakukan koordinasi dengan Dewan Riset dan Inovasi Daerah guna membantu dalam percepatan Front Office Area;
4) Mempublikasikan seluruh aktifitas pekerjaan terkait dengan inovasi daerah dan Front Office Area di media social sebagai bentuk penyebarluasan informasi dan pengetahuan kepada masyarakat; dan
4. TUJUAN INOVASI
Pembuatan Front Office ini secara umum bertujuan untuk meningkatkan pelayanan administrasi pemerintahan pada Bagian Umum, agar dapat lebih maksimal dalam memberikan pelayanan yang terbaik terhadap tamu/pengunjung yang membutuhkan pelayanan ketatausahaan/surat menyurat dan administrasi pimpinan lainnya.
5. MANFAAT INOVASI
Dengan adanya front offiice ini diharapkan adanya beberapa manfaat, antara lain sebagai berikut:
1) Memberikan kenyamanan tempat kepada tamu/pengunjung
2) Tamu/pengunjung akan merasakan pelayanan terbaik dari petugas/front liner lainnya
3) Meningkatnya profesionalitas kerja pada Bagian Umum
4) Meningkatnya keamanan dan sterilisasi terhadap area back office pada Bagian Umum
6. HASIL INOVASI
Hasil yang diharapkan dengan adanya inovasi Front Ofice pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Lampung Selatan meningkatkan pelayanan administrasi pemerintahan pada Bagian Umum, agar dapat lebih maksimal dalam memberikan pelayanan yang terbaik terhadap tamu/pengunjung yang membutuhkan pelayanan ketatausahaan/surat menyurat dan administrasi pimpinan lainnya.
Berikut Pedoman Teknis Inovasi dapat diunduh pada file berikut ini: